浅谈中国石油销售ERP系统的应用



  1、中国石油销售ERP系统概述

  ERP(enterprise resources planning),中文名称企业资源计划。它基于先进的企业管理理念,以财务管理为核心,构建了一整套企业管理系统体系标准。它致力于在企业管理的各个活动环节中,充分利用现代信息技术建立信息网络系统,在企业内部形成一套通用的集成的管理系统,使企业经营管理活动中的物流、信息流、资金流、工作流加以集成和综合,具体就是将企业的财务、采购、销售、生产和库存等业务整合到一个统一的信息管理平台上,实现资源的优化配置,加快对市场的反应速度,从而提高企业管理的效率和水平,并最终提高企业的经济效益和竞争能力。

  中国石油销售板块的ERP系统采用了SAP公司的SAP R/3软件来实现,结合销售公司的管理特点和业务实际进行客户化软件开发。根据中国石油销售板块的主营业务特点,以财物为核心,业务为主导的原则,构建以财务为核心、以油品销售为中心,物资采购和设备维修为保障的ERP系统。其功能模块主要包括:FI/CO(财务/成本管理),SD(销售/分销管理),MM(物料管理),PM(设备管理)。这些模块的实现能够较全面的覆盖中国石油销售公司的业务需要,以实现对企业资源的高效管理。中国石油销售ERP系统采用统一集中的管理模式,即统一使用一套销售ERP系统的应用服务器和数据库服务器并集中放置在北京总部,各企事业单位通过广域网对它进行远程访问操作,以实现对管理流程的标准化和数据源的唯一性。服务器采用经典的三层系统架构,即开发环境、测试环境和生产环境。系统功能提升在开发环境中进行,培训系统在测试环境中进行,实现业务在生产环境中进行,充分保证了系统运行正常,满足了内控的相关要求,为中国石油管理层的决策提供了支持。

  2、中国石油销售ERP系统的实施

  近20年来,中国石油在信息化的建设中积累了大量的管理数据和专业技术数据,并建立了各种应用系统,比如中油财务信息系统FMIS、业务的购销存系统。但是各系统不统一,资源不能够共享,业务流程不规范,使得各公司、各部门相互独立,互不协调。这就造成了各公司、各部门提供的数据相互独立,难以对形成的各种历史数据进行综合统计分析,不能为各决策层提供有效的参考依据。

  管理学上有句名言:“三分技术、七分管理、十二分数据”。中国石油集团规模庞大,辖下分支机构众多,都有各自的管理流程标准,单就物料名称而言,在一个单位叫做纯苯,在另一个单位就叫做苯,在基础数据这方面不一致,就会导致“Rubbish In Rubbish Out”(垃圾进垃圾出),从而使ERP系统成为一个摆设而没有存在的实际意义。因此业务流程标准化是实施ERP系统的重要前提,但对于中油集团这样庞大的跨国企业来说无疑是难以企及的高峰。以流程标准化中最为基础的物料编码标准化为例,具体就润滑油这类产品来说,中油集团辖下有几十家生产各类润滑油的企业,所生产的润滑油及小产品品种高达几万种。不同企业生产的物料或是相差无几,或是有指标等级之差,都要一一编制物料编码,使得该物料具有唯一性,各家销售企业要统计原有库存品种、数量、供应厂商、甚至于各项指标参数,作为依据,对自己的库存商品参照物料编码逐一进行配置,同时还要协同财务部门核算每一种产品成本,以及其他相关数据作为主数据,构成ERP的初始数据。在ERP系统中无论是物料还是人员甚至是设备,都有唯一的编码。这些基础数据是ERP系统的基石,对ERP的成功有着重要影响。

  中国石油销售ERP系统在油品的采购、销售等业务流程中通过入库、出库、开票等集成操作自动生成财会凭证,并以财会的形式记录到总账之中,这样各业务部门就能通过该集成系统,获取企业经营所涉及的各种成本费用,尤其能够实时获取产品的成本,以便更好地展开销售工作。物料管理能够对物料的库存操作、跟踪库存状态、记录物料的耗损情况、保持库存帐与财务帐的一致,最为重要的是能够随时查询可用库存,产品价格等,为销售人员提供全方面的信息。

  3、中国石油销售ERP系统的实施效果

  中国石油销售板块从2008年8月开始实施ERP系统,到2010年基本成型,到目前已运行了近5年的时间。从最初实施阶段的混乱,中间的磨合阶段,到目前能够与其他系统(例如二次物流、加油站管理系统)成功集成,ERP系统已经产生了一定的效益。

  首先,ERP的成功应用帮助企业梳理、优化了业务流程,建立了统一的信息平台,给中国石油各级管理层带来了方便。其次,实现了“物流、资金流、信息流”的合一,实现了信息全面化,不再是各自为政,降低了各业务操作层的工作量。比如财务部门,过去要不断向个业务单位索要单据,并且反复核算。现在,由业务人员进行销售录入单据,财会人员就能够及时查询并由系统自动核算数据,极大地提高了工作效率和准确率。同时也大幅度提高了数据统计效率和准确率。最后,销售、采购、库存业务充分共享,增加了数据的透明度,改变了以往对销售工作事后约束的管理方式,消除了风险点;同时,提高了油品调运效率,使产品销售更能适应市场需求。总的来说对于销售公司,ERP的应用提高了对客户需求的反应速度和准确性,增加了销售的成功率。而且能够对销售订单和销售历史进行深度查询,改善客户的满意度。

  4、结束语

  ERP是一种先进的管理信息系统,随着企业的不断发展,它的功能还要不断地扩充与提升。因此,ERP人员还应在实际操作中总结经验,提出好的建议与意见,使该系统更能适应企业管理模式,成为能够推动中国石油向前发展的助推器。