论高校教学质量“档案化”管理探析 - 教学论文


  一、“档案化”概念的产生及发展

  中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是:“国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”档案的最新定义是 “档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”

    随着社会的发展,档案已经进入电子档案时代,用电子文件保存信息已经成为人们习惯。为解决电子文件的“归档”问题,强调对电子信息的全过程管理和前端控制,有学者提出“档案化”的概念,根据何嘉荪教授的研究,“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性(可读性、可理解性等),使文件有可能用作证据、作为档案保存”。

    由于档案具有的真实性、完整性、可靠性和长期有效性的特点,“档案化”概念强调的对信息的全过程管理和前端控制的要求,许多机关企事业单位在对本单位和个人业绩的量化考核中逐步引入“档案化”管理的概念。例如,畜牧档案化管理,从食品生产源头的动植物种植、养殖开始,食品生产加工销售过程都要有详细的记录,在市场上销售的食品要有标明相关内容的标签标识,食品生产加工记录要能够查询并可以溯源。对食品进行档案化管理大大增强了食品生产加工销售企业的责任心和食品生产加工销售过程的透明度以及消费者对食品安全卫生质量的信任度,不仅受到政府的重视,而且深受消费者的欢迎。汽配公司围绕进、销、调、存四个环节发生的业务活动实行档案化管理,使各业务部门形成一个有机的整体,配合协调,给企业的经营活动注入了动力,为企业带来了效益。

  二、教学质量档案化管理的概念和特征

  高校教学质量档案化管理是“档案化”概念在高等教育领域的扩展与应用,是高校教学质量监控体系发展的必然要求。高校教学质量档案化管理就是遵循全程管理原则和前端控制原则,给教学管理过程中反映教学质量的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体等重要信息建立档案,形成教学质量档案资源库,实行规范化和制度化管理。教学质量档案化管理,是为确保并且能够证明相关教学质量的教学任务的真实性、完整性、可靠性和长期有效性,使教学任务全过程能用作证据和作为档案保存,作为部门、个人考核晋升与提高的重要依据。

    教学质量档案化管理有如下特征:一是齐全性,实施档案化管理使零散的教学质量档案变得更齐全,并形成系列。齐全的档案资料,既是学校教学质量管理发展的历史见证,又是今后开发利用的基础资源。二是参考性,档案化管理能为学校出台新的教学质量管理决策提供重要参考依据,确保学校出台新的决策时不失误。三是服务性,档案化管理能为教师提供良好的个性化服务和精品化服务,使教师在专业化发展的道路上少走弯路。

  三、教学质量档案化管理的原则和方法

  (一)教学质量档案化管理的原则

    1.全程管理原则。在ISO―9000标准中,质量管理和质量保证工作是建立在“所有工作都是通过过程来完成”的基本认识基础上的,并将过程定义为“将输入转化为输出的一组彼此相关的资源和活动”⑤。教学质量档案化管理就是对教学质量档案的建立、保存和使用进行严密的监管,确保其真实性和有效性。比如对“教学改革工程项目”的档案化全程管理,“教学改革工程项目档案”建档时严把入口关,即由基层推荐、基层领导审批、专家组评选等过程来认定哪些项目为重点、一般或指导项目,进而形成教改工程项目档案。在使用上,严把出口关,谁要使用“教改工程项目档案”先由本人提出申请、领导批准之后,教务处相关人员才提供相应的服务。坚持全程管理原则,有利于提高教学质量档案的有效性,排除教学质量档案管理工作中所有阶段导致不满意的因素。

    2.前端控制原则。前端控制理论强调对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合,把需要和可能在教学档案形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现,强调“整体规划、全程监控、业务提前、及时修改”的流程理念。前端控制本着更科学、合理、有效的原则,通过对教学质量管理“业务流程重构”,减少乃至消除各个管理环节的重复与疏漏,达到功效优化的目标。

    (二)教学质量档案化管理的方法

    1.分类管理。教学质量档案化管理涉及高校很多教学管理部门,如上级教育主管部门、学校各个教学管理部门、系部管理部门。各部门都要遵循全程管理原则和前端控制原则,给相关的教学质量信息建档,形成教学质量档案库。教学质量档案总体上可以分为两类,一类是传统的文本档案,一类是现代的电子档案,再对它们进行细化。按任务分类,质量工程项目管理、教学任务管理、考试评价管理、实践实习管理、教师发展管理、教材仪器管理、现代教育和网络管理。按过程分类,人才培养方案修订管理、人才培养方案执行情况管理、教学检查与考试评价管理、教学基本建设管理等。按结果分类,专业建设、课程建设、教材建设、实验实习基地建设、教学队伍建设、人才培养等。

    2.目标化管理。目标管理是教学质量管理工作的重要手段,是实现教学工作规范化、科学化、现代化的重要环节,也是加强教学质量工作组织建设、制度建设、业务建设和队伍建设的重要途径。教学质量档案目标化管理,就是以各级质量工程项目为目标,实行目标档案化管理,对项目的文件标准、组织申报评选、公示发文、中期检查、结项验收全过程进行记录,比如校级重点课、校级优秀课、校级精品课、省级精品课四级课程的档案化管理,从重点课申报、建设、组织评选到省级精品课的申报、建设和组织评选,逐级建档管理。

    3.信息化管理。信息化管理是指对教学质量管理的过程进行管理,将教学计划制订和执行、教学任务的实施和评价、专业建设、课程建设、师资建设等教学教学质量管理过程数字化。信息化管理主要包含信息技术支持下的教学质量过程管理、教学运行管理以及对信息技术、信息资源、信息设备等信息化实施过程的管理。信息化管理的精髓是信息集成,其核心要素是数据平台的建设和数据的深度挖掘,通过信息化管理网络平台把学校的教学运行、教学管理、课程、专业、师资、实习、实践等各个环节集成起来,共享信息和资源,同时利用现代的技术手段来提高教学质量,促进高校的建设和发展。

  四、教学质量档案化管理的探索

  (一)实施档案化管理的措施

    实施教学质量档案化管理是教学质量监控体系的规范化和标准化,也是高校教学活动和教学管理工作的真实记录。一是加强教学质量档案化管理工作的宣传力度,提高档案化管理意识,让学校各教学管理部门以积极的态度参与到教学质量档案化管理这项工作之中来,认真做好本部门的档案化管理工作。二是建立健全教学质量档案化管理规章制度,使教学质量档案化管理工作有章可循。三是建立一支高素质的教学质量档案化管理人才队伍,要求各教学管理部门都要安排责任心比较强的人负责本部门的教学质量档案化管理工作。四是给档案分类、排序、编号,让每一份档案都成为档案库里的一个“有标签”的流动元素,在学校发展和教师成长过程中发挥应有作用。五是突出重点带动一般。教学质量档案化管理工作是一项系统工程,不仅需要各教学管理部门积极配合,更要突出重点,再由点到面,循序渐进地把此项工作做到位。

    (二)教学质量档案化管理的重点内容

    1.教学计划档案化管理。教学计划管理是学校组织教学和实施管理的主要依据,包括制订教学计划、制定课程教学大纲、编制学期教学实施计划、下达教学任务书、编制授课进度计划、编制课程表等多个环节。教学计划管理由上到下包含学校计划管理→专业计划管理→课程计划管理→课题计划管理。学校计划,主要包括学校近期、中期、长期的专业设置及教学目标、层次等,是专业培养目标的纲领。各专业要按照总体目标,根据社会人才需求,结合本专业实际,制订专业课程开设计划,确定专业应知、应会目标。同时,课程的开设力求模块化,减少课程开设门数,建设优秀课程,打造精品课程。各类教学计划都要按照学校要求进行分类归档形成系列,即教学计划管理档案化,方便学校各部门、院(系)检索、提取和使用。

    2.教师教案档案化管理。教师教案是教学指导性文件,联系着教师和学生的课堂教学活动,各教学单位应指定教学管理人员负责把各教学单位的教案集中整理。教学秘书把每学期教案按照年级、教研室、科目、职称分类,同时按学期把各年级、科目教案的执行情况汇总上报到教务处,在教务处形成完整的教师教案资源库,便于教学管理使用和决策时参考。

    3.教师专业化发展档案化管理。在学校管理过程中,建设一支高素质的教师队伍是提升学校核心竞争力的关键,在教师队伍建设中,可以采用“教师成长记录袋”进行档案化管理。“教师成长记录袋”是一种教师主动参与的全面记录教师成长历程的过程性评价机制,其内容可以涉及教师的教学计划、精彩案例、教育随笔、教育教学成果、各种培训成绩等。每一个“教师成长记录袋”就是这名教师的一张名片,管理好这张名片既有利于调动教师的工作积极性,又方便学校对人才的使用与开发。

    4.学生成绩档案化管理。学生学习成绩考核是教学过程中的重要环节,是评定学生学习优劣、检查教学质量、研究改进教学工作的重要手段。学生学习成绩考核应坚持理论与实践并重的原则,采用百分制评定,主要采取考试、考查两种方式进行,实行教考分离,考试课要建立课程试题库。考试是对学生所学知识、技能进行总结性考核的方法,可采用课堂理论考试(笔试、闭卷)、技能考评、实践操作、实验、课程设计、大型作业等多种方式进行。考查是对学生所学知识和技能进行经常性考核的方法,主要是依据平时课堂提问、作业、实际操作和平时测验等采集学生学习成绩。通过各种方式考查的学生学习成绩都应记录到学生档案之中,实施规范的档案化管理。

    5.常规检查与师生意见反馈档案化管理。学校和各教学单位经常在常规教学检查和抽查等教学管理活动中,发现这样或那样的教学质量问题。对于发现的问题,教务处和教学单位指定专人负责处理,对教学事故和师生矛盾的处理过程、处理结果、师生意见以及师生要提供的证明材料等详细登记并形成档案,进行档案化管理。这样做既方便了事后查询,又为改进教学质量管理和解决师生矛盾提供了参考依据。